Pojęcie compliance wywodzi się od angielskiego zwrotu to comply with (= zastosować się do) i z punktu widzenia nadzoru korporacyjnego odnosi się do wszelkich możliwych działań w przedsiębiorstwie, mających na celu zapewnienie przestrzegania ustaw, rozporządzeń i innych aktów normatywnych, a także innych norm postępowania. Głównym założeniem compliance jest eliminowanie przyszłych lub minimalizowanie istniejących zagrożeń, które mogą negatywnie wpłynąć na kondycję finansową firmy, a nawet zagrozić jej funkcjonowaniu. Ujawnienie złamania wewnętrznych regulaminów, nieuczciwej działalności lub praktyk biznesowych może na trwałe zaszkodzić każdej, nie tylko bankowej, organizacji, narażając ją na konsekwencje prawne, skutecznie odstraszając potencjalnych klientów czy kontrahentów.
Historia compliance sięga początku XX w.
Wskazuje się, że pierwsze regulacje dotyczące systemu zarządzania compliance były skutkiem powołania do życia w Stanach Zjednoczonych szeregu instytucji państwowych, których celem było zapewnienie bezpieczeństwa publicznego. Najważniejszym momentem, który zadecydował o szybkim wzroście znaczenia compliance w przedsiębiorstwach, było ustanowienie na początku lat 90. XX wieku przez amerykańską Komisję ds. wymiaru kar (ang. Sentencing Commission) Federalnych Wytycznych Wymiaru Kar, zgodnie z którymi okolicznością łagodzącą jest to, iż dany przedsiębiorca stosuje środki mające na celu przeciwdziałanie wypadkom naruszenia prawa.
Obszary Compliance
W ramach naszego cyklu będziemy publikowali informacje dotyczące obowiązków przedsiębiorców, nakładane przepisami prawa. Nasi prawnicy będą podejmowali tematy:
- Ochrony danych osobowych
- Anti Money Laundering (AML) – przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy
- Sygnaliści
- Odpowiedzialność związana z prawem spółek
- Odpowiedzialność związana z prawidłowym prowadzeniem ksiąg i rachunkowością. Odpowiedzialność karnoskarbowa
- Odpowiedzialność związana z prawem pracy
- Czyny nieuczciwej konkurencji
- Transakcje z konsumentami
- MDR – raportowanie schematów podatkowych
- Prawo ochrony środowiska
- Przepisy podatkowe
Zachęcamy do obserwowania naszego cyklu.
Czy jestem sygnalistą?
Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie konieczne będzie sięgnięcie do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii(zwanej potocznie dyrektywą o ochronie sygnalistów) oraz do ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów.
Pojęcie sygnalisty pochodzi bezpośrednio od angielskiego terminu whistleblower. Ogólnie rzecz biorąc sygnalistą jest osoba, która bez jakichkolwiek konsekwencji prawnych wskazuje i sygnalizuje wszelkie przejawy nieprawidłowości, działania nielegalne lub nieetyczne, które występują w zakładzie pracy lub w organizacji, a następnie przekazuje nieprawidłowości swoim przełożonym.
Osoby pracujące dla organizacji publicznej, prywatnej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją w związku z prowadzoną działalnością zawodową niejednokrotne jako pierwsze dowiadują się o zaistniałych nieprawidłowościach tym samym odgrywają one kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń a w konsekwencji przyczyniają się do ich zapobiegania w celu ochrony dobra społecznego. Celem zgłoszenia będzie sygnalizowanie wszelkiego rodzaju niewłaściwych zachowań polegających zarówno na działaniu jak i zaniechaniu.
Dyrektywa wskazuje osoby, które mogą dokonać zgłoszenia, przy czym należy pamiętać, że jest to katalog otwarty.
Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą w tym:
- pracownik,
- pracownik tymczasowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorca
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;;
- osoba świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
- stażysta;
- wolontariusz,
- praktykant,
- funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
- żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Należy mieć na uwadze, że aby uzyskać status sygnalisty – a tym samym uzyskać przysługującą mu ochronę konieczne jest spełnienie trzech warunków:
- Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego;
- Posiadanie przekonania oraz uzasadnionych podstaw (dowodów) w chwili dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, że zgłaszane informacje są zgodne z prawdą i rzeczywiście świadczą o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu organizacji;
- Działanie w dobrej wierze (tj. dla dobra publicznego), a nie ze złych, nieakceptowalnych przesłanek (np. chęci zemsty).
Zgodnie dyrektywą, sygnalista będzie mógł zgłosić wszelkie nieprawidłowości, które dostrzeże w ramach kanału zewnętrznego, wewnętrznego oraz w ramach ujawnienia publicznego. Kanały powinny charakteryzować się poufnością, żadna z nieupoważnionych osób nie może mieć dostępu do danych sygnalistów. Kanał zgłoszeń powinien przewidywać możliwość zgłaszania naruszeń co najmniej w formie ustnej i pisemnej. Ujawnienie publiczne jest ostatecznością polegającą na zgłoszeniu sprawy przedstawicielom mediów. Pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru wszelkich zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów.
Sygnalista w celu zabezpieczenia go przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia jest otoczony bezwarunkową ochroną, brak jest możliwości podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych za zgłoszenie naruszeń prawa lub zasad w organizacji. Sygnalista nie poniesie również konsekwencji z tytułu naruszenia tajemnicy firmowej lub obowiązku poufności wobec danych firmowych. Pracownik będzie mógł również zgłosić, że pracuje ,,na czarno”, za co jego pracodawca poniesie stosowne konsekwencje.
To pracodawca będzie zobowiązany szczegółowo wykazać, że ewentualne działania, które można by potencjalnie uznać za odwetowe zostały podjęte z należycie uzasadnionego powodu. Niekorzystne działania uderzające w sygnalistę, noszące znamiona odwetu będą karalne, i to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że z jego strony nie były podejmowane żadne działania o charakterze dyskryminacyjnym. Sygnalista, który w związku z działaniami odwetowymi ze strony swojego pracodawcy będzie zmuszony do zmiany miejsca zatrudnienia, będzie uprawniony do dochodzenia od niego stosownego odszkodowania. Pracodawca nie będzie miał również możliwości rozwiązana umowy przed wcześniej wyznaczonym terminem zakończenia współpracy m. in. ze współpracownikami, dostawcami, wykonawcami.
Do działań chroniąc sygnalistę można w szczególności zaliczyć:
- Ochronę tożsamości sygnalisty;
- Zapewnienie sygnaliście dostępu do informacji w zakresie procedur i sposobu działania na wypadek konieczności dokonania zgłoszenia nieprawidłowości;
- Zapewnienie ochrony przed ewentualnym odwetem ze strony pracodawcy: chodzi tutaj przede wszystkim o brak możliwości: zwolnienia z pracy, zmiany miejsca pracy, degradacji, wstrzymania benefitów czy innych działań, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na sytuację pracownika.
Analogiczne środki ochrony obejmują:
- Osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia;
- Osoby trzecie powiązane z osobami dokonujących zgłoszenia, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą;
- Podmiotów prawnych stanowiących własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których dana osoba pracuje lub które w inny sposób są z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów oraz ustawa krajowa oznaczają istotne zmiany i określają precyzyjne wymogi w zakresie procedur zarówno dla organizacji prywatnych, jak i publicznych dlatego na samym początku kluczowe jest zrozumienie podstawowego pojęcia kim jest sygnalista. Nie należy zapominać o aspekcie edukacyjnym i budować w pracownikach przekonanie, że sygnalizowanie problemów nie jest w żadnym wypadku ,,donoszeniem” lecz istotnie wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Warto kształtować więc takie przekonanie u swoich pracowników i zacząć przygotowywać się do nadchodzących zmian już dziś.
Podstawa prawna:
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów.
