Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako: ustawa o AML) od samego jej wejścia w życie, czyli 2018 r., nałożyła na instytucje obowiązane konieczność wprowadzenia procedur whistleblowingowych. Uchwalone przepisy o ochronie sygnalistów spowodują znaczne rozszerzenie obowiązków organizacji.
Sygnaliści w ustawie o AML
Wszystkie instytucje obowiązane muszą posiadać opracowane i wdrożone wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W ich ramach, zgłoszeń mogą dokonywać aktualni pracownicy oraz inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej, czyli współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. umowa zlecenie, kontrakt B2B itp. Co istotne, nie muszą one być w żaden sposób związane z rzeczywistym wykonywaniem obowiązków z zakresu AML/CFT w danej instytucji obowiązanej. Wystarczający jest sam fakt istnienia odpowiedniej relacji, która przewiduje wykonywanie na rzecz takiej organizacji pracy, czynności lub usług.
Każda instytucja obowiązana musi określić w wewnętrznej procedurze co najmniej:
1) osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
2) sposób odbierania zgłoszeń;
3) sposób ochrony pracownika i współpracowników, zapewniający co najmniej
ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb;
4) sposób ochrony danych osobowych pracownika lub współpracownika,
któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
5) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości
pracownika i współpracownika lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
6) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu
zgłoszenia;
7) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych
w zgłoszeniach.
Instytucja obowiązana powinna zapewnić możliwość dokonania zgłoszenia anonimowego, czyli takiego, które nie ujawnia tożsamości sygnalisty. Nie każde zgłoszenie musi mieć taki charakter, ale osoba dokonująca zgłoszenia powinna mieć możliwość wyboru chęci ujawnienia lub nieujawnienia danych i skorzystania z odpowiedniego kanału.
Ustawa o ochronie sygnalistów
Dnia 24 czerwca 2024 roku uchwalono ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów, która w życie wejdzie w dniu 25 września 2024 roku. Wymogi, które zostały nałożone wspomnianą ustawą na organizacje będą dotyczyć wszystkich instytucji obowiązanych, również tych najmniejszych, jak biura rachunkowe czy kantory, bez względu na liczbę zatrudnionych przez nich osób.
Wobec tego należy zastanowić się nad relacją pomiędzy obowiązującą ustawą o AML a ustawą o ochronie sygnalistów. Uzasadnienie do projektu ustawy oraz motyw 20 do dyrektywy nr 2019/1937 wskazują, że intencją nowych regulacji jest uzupełnienie tych istniejących, a także zapewnienie minimalnego zakresu ochrony. Wobec tego, jedną z interpretacji, która wydaje się być również dosyć bezpieczną, jest konieczność wybrania z tych dwóch ustaw tych przepisów, które będą gwarantować większy stopień ochrony dla sygnalistów, a także które pozwolą na szerszy dostęp do procedur whistleblowingowych w organizacjach.
Przykładowymi obszarami, które zapewniają dalej idącą ochronę na gruncie projektowanej ustawy są na przykład: katalog osób, które będą mogły dokonywać zgłoszeń, czy zakres ochrony sygnalisty.
Poza całkiem nowymi kategoriami osób, jak np. wolontariusze, udziałowcy, stażyści, sygnalistami będą mogły być również pracownicy tymczasowi oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz osoby, które zakończyły relację z instytucją obowiązaną na etapie rekrutacji, czy których relacja już wygasła.
Ochrona sygnalistów została za to doprecyzowana poprzez stworzenie definicji działań odwetowych, które będą niedopuszczalne, a także poprzez stworzenie otwartego katalogu przykładowych 21 tego typu działań lub zaniechań. Przewidziano również sankcje za naruszenie zakazu działań odwetowych i zabezpieczenie przed postanowieniami umownymi wyłączającymi możliwość dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów.
Z kolei obszarem, któremu gwarantuje dalej idącą ochronę ustawa o AML jest konieczność zapewnienia możliwości anonimowości dokonywanego przez sygnalistę zgłoszenia z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Podsumowanie
Wejście w życie nowych przepisów o ochronie sygnalistów wymusi na zdecydowanej większości instytucji obowiązanych dokonanie przeglądu istniejących procedur i dostosowanie ich do nowych realiów. Niezbędne będzie określenie tzw. luki regulacyjnej i określenie jaka część obowiązujących w organizacji procedur nie spełnia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów lub w ogóle nie jest określona.
