Uchwalenie ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce stanowi ważny krok w kierunku wzmocnienia systemu prawnego i kultury transparentności. Ustawa została uchwalona w celu implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku, dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, w dniu 14 czerwca 2024 roku i wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 roku.
W dzisiejszym artykule rozważymy, czy pracodawca ma obowiązek odpowiadać na anonimowe zgłoszenia sygnalistów.
Według regulacji przewidzianych w Ustawie to pracodawca będzie podejmował decyzje czy będzie przyjmował anonimowe zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa. Oczywistym jest że pracodawca, który nie zdecyduje się na przyjmowanie anonimowych zgłoszeń, nie będzie ich rozpatrywał. Co jednak w przypadku w którym pracodawca podejmie decyzje o przyjmowaniu zgłoszeń w formie anonimowej. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii kładzie nacisk na zachowanie poufności.
Należy pamiętać, że poufność oraz anonimowość są kluczową kwestią związaną z ochroną sygnalistów. Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa może, jak już wskazano powyżej, umożliwiać dokonywanie zgłoszeń w formie anonimowej. Badania Fundacji im. Stefana Batorego „Gnębieni, podziwiani i… zasługujący na ochronę. Polacy o sygnalistach” z 2019 r., wskazują że 36% badanych obawia się, że brak anonimowości może doprowadzić do uznania go przez współpracowników i przełożonych za donosiciela i wskazują że jest to główną przeszkodą, która zniechęca do zgłaszania nieprawidłowości. Również badania ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech z 2021 r. wskazują, że dla 69% respondentów głównym powodem nieinformowania o nieprawidłowościach w miejscu pracy jest obawa przed konsekwencjami służbowymi wynikającymi ze zgłoszenia.
Kanały zgłoszeń naruszeń
Ustawa oraz sama dyrektywa dopuszcza stosowanie różnych kanałów komunikacji służących do zgłaszania nieprawidłowości. Kanały komunikacji mogą mieć formę ustną, pisemną lub elektroniczną jednak każde zgłoszenie za pośrednictwem tych kanałów musi być dokładnie udokumentowane. Już dziś na rynku istnieją kanały zgłoszeń umożliwiające nie tylko możliwość przyjmowania anonimowych zgłoszeń, ale również precyzyjne dokumentowanie zgłoszenia i kontakt z sygnalistą, w tym poinformowanie go o dalszych decyzjach przy pełnym zachowaniu jego anonimowości.
Bez wątpienia zachowanie poufności jest kluczową kwestią związaną z ochroną sygnalistów. Niezależnie od tego czy zgłoszenie jest zgłoszeniem anonimowym czy tym z podaniem danych osobowych pracodawca jest zobowiązany do zachowania poufności.
Na czym polega więc zachowanie poufności sygnalisty?
Pracodawca nie może ujawnić informacji dotyczących danych zawartych w zgłoszeniu, w szczególności takich danych, które mogą prowadzić do zidentyfikowania tożsamości sygnalisty takich jak np. adres mailowy, numer telefonu, imię i nazwisko. Pracodawca jest zobowiązany do zabezpieczenia kanału zgłoszeniowego oraz dokumentacji w taki sposób, aby osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu.
Jak zapewnić bezpieczeństwo kanałów zgłoszeń?
W pierwszej kolejności należy zadbać o zapewnienie poufności, która powinna stanowić fundament procedur ochrony sygnalistów. Dobrowolność w przyjmowaniu zgłoszeń anonimowych powinna być rozpatrywana w kontekście zachowania poufności, ale również w kontekście zapewnienia efektywności wdrażanych procedur oraz zachęcenia pracowników do zgłaszania nieprawidłowości. Procedury ochrony sygnalistów mają bowiem służyć eliminowaniu zachowań niepożądanych w organizacji oraz poprawie jej funkcjonowania.
