Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie konieczne będzie sięgnięcie do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii(zwanej potocznie dyrektywą o ochronie sygnalistów) oraz do ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów. Pojęcie sygnalisty pochodzi bezpośrednio od angielskiego terminu whistleblower. Ogólnie rzecz biorąc sygnalistą jest osoba, która bez jakichkolwiek konsekwencji prawnych wskazuje i sygnalizuje wszelkie przejawy nieprawidłowości, działania nielegalne lub nieetyczne, które występują w zakładzie pracy lub w organizacji, a następnie przekazuje nieprawidłowości swoim przełożonym. Osoby pracujące dla organizacji publicznej, prywatnej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją w związku z prowadzoną działalnością zawodową niejednokrotne jako pierwsze dowiadują się o zaistniałych nieprawidłowościach tym samym odgrywają one kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń a w konsekwencji przyczyniają się do ich zapobiegania w celu ochrony dobra społecznego. Celem zgłoszenia będzie sygnalizowanie wszelkiego rodzaju niewłaściwych zachowań polegających zarówno na działaniu jak i zaniechaniu. Dyrektywa wskazuje osoby, które mogą dokonać zgłoszenia, przy czym należy pamiętać, że jest to katalog otwarty. Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą w tym: 1. pracownik, 2. pracownik tymczasowy, 3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, 4. przedsiębiorca 5. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;; 6. osoba świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, 7. stażysta; 8. wolontariusz, 9. praktykant, 10. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 11. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834). Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu. Należy mieć na uwadze, że aby uzyskać status sygnalisty – a tym samym uzyskać przysługującą mu ochronę konieczne jest spełnienie trzech warunków: 1. Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego; 2. Posiadanie przekonania oraz uzasadnionych podstaw (dowodów) w chwili dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, że zgłaszane informacje są zgodne z prawdą i rzeczywiście świadczą o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu organizacji; 3. Działanie w dobrej wierze (tj. dla dobra publicznego), a nie ze złych, nieakceptowalnych przesłanek (np. chęci zemsty). Zgodnie dyrektywą, sygnalista będzie mógł zgłosić wszelkie nieprawidłowości, które dostrzeże w ramach kanału zewnętrznego, wewnętrznego oraz w ramach ujawnienia publicznego. Kanały powinny charakteryzować się poufnością, żadna z nieupoważnionych osób nie może mieć dostępu do danych sygnalistów. Kanał zgłoszeń powinien przewidywać możliwość zgłaszania naruszeń co najmniej w formie ustnej i pisemnej. Ujawnienie publiczne jest ostatecznością polegającą na zgłoszeniu sprawy przedstawicielom mediów. Pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru wszelkich zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów. Ochrona sygnalisty Sygnalista w celu zabezpieczenia go przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia jest otoczony bezwarunkową ochroną, brak jest możliwości podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych za zgłoszenie naruszeń prawa lub zasad w organizacji. Sygnalista nie poniesie również konsekwencji z tytułu naruszenia tajemnicy firmowej lub obowiązku poufności wobec danych firmowych. Pracownik będzie mógł również zgłosić, że pracuje ,,na czarno”, za co jego pracodawca poniesie stosowne konsekwencje. To pracodawca będzie zobowiązany szczegółowo wykazać, że ewentualne działania, które można by potencjalnie uznać za odwetowe zostały podjęte z należycie uzasadnionego powodu. Niekorzystne działania uderzające w sygnalistę, noszące znamiona odwetu będą karalne, i to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że z jego strony nie były podejmowane żadne działania o charakterze dyskryminacyjnym. Sygnalista, który w związku z działaniami odwetowymi ze strony swojego pracodawcy będzie zmuszony do zmiany miejsca zatrudnienia, będzie uprawniony do dochodzenia od niego stosownego odszkodowania. Pracodawca nie będzie miał również możliwości rozwiązana umowy przed wcześniej wyznaczonym terminem zakończenia współpracy m. in. ze współpracownikami, dostawcami, wykonawcami. Do działań chroniących sygnalistę można w szczególności zaliczyć: 1. Ochronę tożsamości sygnalisty; 2. Zapewnienie sygnaliście dostępu do informacji w zakresie procedur i sposobu działania na wypadek konieczności dokonania zgłoszenia nieprawidłowości; 3. Zapewnienie ochrony przed ewentualnym odwetem ze strony pracodawcy: chodzi tutaj przede wszystkim o brak możliwości: zwolnienia z pracy, zmiany miejsca pracy, degradacji, wstrzymania benefitów czy innych działań, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na sytuację pracownika. Analogiczne środki ochrony obejmują: 1. Osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia; 2. Osoby trzecie powiązane z osobami dokonujących zgłoszenia, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą; 3. Podmiotów prawnych stanowiących własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których dana osoba pracuje lub które w inny sposób są z nią powiązane w kontekście związanym z pracą. Dyrektywa o ochronie sygnalistów oraz ustawa krajowa oznaczają istotne zmiany i określają precyzyjne wymogi w zakresie procedur zarówno dla organizacji prywatnych, jak i publicznych dlatego na samym początku kluczowe jest zrozumienie podstawowego pojęcia kim jest sygnalista. Nie należy zapominać o aspekcie edukacyjnym i budować w pracownikach przekonanie, że sygnalizowanie problemów nie jest w żadnym wypadku ,,donoszeniem”, lecz istotnie wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Warto kształtować więc takie przekonanie u swoich pracowników i zacząć przygotowywać się do nadchodzących zmian już dziś. Podstawa prawna: • Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r • Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów.
Kanały zgłoszeń dla sygnalistów
W dniu 14 czerwca 2024 roku w Sejmie Rzeczypospolitej Polskiej uchwalono przełomową ustawę o ochronie sygnalistów, która stanowi ważny krok w kierunku wzmocnienia transparentności i etyki w sferze publicznej oraz prywatnej. Nowa ustawa ma na celu zapewnienie im odpowiedniej ochrony przed represjami i umożliwienie bezpiecznego raportowania przypadków nadużyć. Jakich podmiotów dotyczą przepisy? Docelowo przepisom o ochronie tzw. sygnalistów podlegać będą podmioty zarówno z sektora publicznego jak i prywatnego. Regulacje wewnętrzne w zakresie sygnalistów zobowiązane są wdrożyć podmioty na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”, natomiast podmiot, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, a także podmioty i jednostki organizacyjne gmin i powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców, mogą ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek ustanowienia kanałów zgłoszeń Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku, nakazuje zobowiązanym m. in. ustanowienie kanałów na potrzeby dokonywania zgłoszeń. Powinny one zapewniać uprawnionym osobom dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń prawa. Przepisy unijne w żaden sposób nie skonkretyzowały rodzajów kanałów zgłoszeń ani wymogów z nimi związanych. Przepisy krajowe precyzują jednak, że zgłoszenie wewnętrzne może zostać dokonane co najmniej w formie ustnej lub pisemnej. Zobowiązana organizacja ma wobec tego obowiązek ustanowienia przynajmniej jednego z powyższych kanałów. Zgłoszenia ustne Najbardziej obwarowanym wymogami rodzajem kanałów w aktualnym projekcie ustawy są zgłoszenia ustne. Pierwsza grupa obejmuje zgłoszenia telefoniczne lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej dokonane za zgodą zgłaszającego, które muszą być dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Jeżeli natomiast wykorzystywana jest nienagrywana linia telefoniczna lub inny nienagrywany system komunikacji głosowej, musi zostać sporządzony protokół z takiej rozmowy. W obydwu przypadkach, zgłaszający musi mieć możliwość dokonania sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. Druga grupa, to zgłoszenie osobiste. Na wniosek zgłaszającego może być ono dokonane za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub dokładnego protokołu spotkania. I w tym przypadku zgłaszający musi mieć możliwość dokonania sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. Zgłoszenia pisemne Kolejne rodzaje kanałów zgłoszeń przewidziane przez ustawodawcę, to kanały pisemne. Nie zostały do nich przewidziane żadne konkretne obowiązki lub wymogi. W praktyce najczęściej spotykanymi kanałami z tych grup, są zgłoszenia listowne, papierowe do przeznaczonej do tego celu skrzynki na terenie organizacji, dedykowany adres e-mail, ankiety dostępne w ramach popularnych usług office czy specjalne oprogramowanie (których dostępnych jest coraz więcej na rynku). Przy projektowaniu procedur oraz wybieraniu formy zgłoszeń warto brać pod uwagę eliminowanie ryzyka finansowego, reputacyjnego oraz prawnego. Warto zwrócić uwagę czy kanał pozwala na dwustronną, szyfrowaną, w pełni poufną komunikację z sygnalistą. Które kanały wybrać? Należy pamiętać, że każdorazowo wybór kanału lub kilku kanałów zgłoszeń powinien zostać poprzedzony dokładną analizą. Nadrzędnym celem, który powinien zostać zrealizowany jest ochrona poufności tożsamości sygnalisty, naruszyciela i innych osób, które mogą się w nim pojawić (np. świadków). Każdy z kanałów generuje inne ryzyka, które mogą skutkować naruszeniem wspomnianej poufności tożsamości. Poniżej zostało wskazanych kilka przykładów. • Zgłoszenia pisemne – monitoring pomieszczenia, w którym znajduje się skrzynka do dokonywania zgłoszeń. • Zgłoszenia listowne – nieopatrzenie koperty odpowiednią adnotacją, a w konsekwencji zapoznanie się z korespondencją przez osoby nieuprawnione. • Zgłoszenia e-mailowe – włamanie do skrzynki e-mail/aplikacji (niewłaściwe zabezpieczenia, m. in. brak logowania dwuskładnikowego) czy brak kontroli nad wiadomościami wysłanymi i odebranymi (możliwość usunięcia z serwera). • Zgłoszenia za pomocą aplikacji – brak odpowiednich zabezpieczeń (np. kanały nieszyfrowane), brak odpowiedniej rozliczalności działań w programie lub kontroli dostępu. Ponadto należy mieć na uwadze potencjalną skuteczność stworzonego systemu whistleblowingowego. Inne kanały będą odpowiednie w firmie produkcyjnej, a inne w consultingu. Mogą również istnieć organizacje, w których właściwych będzie kilka kanałów zgłoszeń, w zależności od departamentu, oddziału i personelu.
Historia sygnalistów
Działalności sygnalistów, czyli podmiotów identyfikujących i raportujących wszelkie przejawy nieprawidłowości zachodzących w organizacji, możemy dopatrywać się już w starożytności. Oczywiście, nie była to instytucja uregulowana prawnie, jednakże już od V w p.n.e. m.in. w Atenach funkcjonowało pożądane zjawisko udzielania władzom informacji na temat kradzieży czy innych przestępstw i niewłaściwych zjawisk w społeczeństwie. Z upływem czasu osoby te uzyskały miano sykofantów i zaczęły trudnić się sygnalizowaniem profesjonalnie, uzyskując z tego tytułu niemałe przychody. Następnie, w średniowieczu, rozpoczęto intensywną walkę z korupcją, utworzyła się instytucja qui tam, czyli osoby ścigającej zarówno dla własnych zysków jak i dla dobra króla, który w zamian za informowanie władzy wynagradzany był ze środków, które zatrzymywano w związku z niewłaściwą działalnością danej osoby. Usystematyzowanie pozycji sygnalistów w pewnym względzie nastąpiło dopiero VII wieku w Stanach Zjednoczonych poprzez nagradzanie ich z części grzywny nakładanej na oszustów. Pierwsi sygnaliści Pierwszymi znanymi światu sygnalistami byli marynarze U.S.A., którzy zgłosili niewłaściwe zachowanie komandora marynarki kontynentalnej – Eska Hopkinsa, a następnie podpisali petycję do Kongresu Kontynentalnego wskazującą na działania i nadużycia ich dowódcy. Finalnie uzyskali oni wsparcie władz. W 1778 roku Kongres Kontynentalny Stanów uchwalił pierwszy akt bezpośrednio odnoszący się do wskazanej instytucji, określany pierwszą na świecie ustawą o ochronie sygnalistów. Rozszerzeniem i podkreśleniem znaczenia oraz konieczności ochrony osób raportujących był przede wszystkim uchwalony w 1863 roku i obowiązujący do dziś ,,False Claim Act”, w którym sygnalista mógł otrzymać w zamian za swe działanie część środków przyznanych rządowi w ramach odszkodowania. Sygnaliści w Polsce Historia sygnalistów w Polsce nie jest natomiast zbyt długa – na problem braku ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w zakładzie pracy czy innych organizacjach wskazuje przede wszystkim orzecznictwo. Ze względu na różnorodne mechanizmy ochrony sygnalistów funkcjonujące w krajach Unii Europejskiej, które niejednokrotnie nie regulują problemu w sposób wystarczający, opracowano dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Wdrożenie zapisów dyrektywy do legislacji państw członkowskich UE nastąpiło zdecydowanie w większości krajów członkowskich. W Polsce ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 25 czerwca 2024 roku i wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 roku.
Co może zgłosić sygnalista?
Zgodnie z ustawą krajową uchwaloną w dniu 14 czerwca 2024 roku oraz DyrektywąParlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. (tzw. Dyrektywąo ochronie sygnalistów) sygnalista może zgłaszać naruszenia. Czym są owe naruszenia nagruncie Dyrektywy? Definicja naruszenia Dyrektywa o ochronie sygnalistów definiuje pojęcie naruszeń w Artykule 5, wskazując,że „naruszenia” oznaczają działania lub zaniechania, które:→ są niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresemprzedmiotowym, o którym mowa w Artykule 2 Dyrektywy (omówione poniżej)lub→ są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinachobjętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w Artykule 2 Dyrektywy– przy czym polska ustawa o ochronie sygnalistów posługuje się pojęciem „naruszeniaprawa”, które definiuje jako działanie lub zaniechanie:→ niezgodne z prawemlub→ mające na celu obejście prawa.Regulacje Dyrektywy brzmią w tej kwestii językowo nieco odmiennie od przepisówkrajowych, jednakże zachowują jednakowy sens. Dotyczą nie tylko takich zachowań(działania lub zaniechania), które wprost narusza konkretny przepis prawa, ale także takich,które pozornie mogą nie być sprzeczne z prawem, ale ukierunkowane są na „prześlizgnięciesię” przez przepis prawa. Przedmiot zgłoszenia naruszenia Jaki zakres przedmiotowy określa zatem wspomniany Artykuł 2?Wyliczenie jest dosyć obszerne – zgodnie z tym przepisem chodzi o naruszenia prawa Uniidotyczące następujących dziedzin: Analogiczny wykaz znajduje się w art. 3. ust. 1 polskiego Ustawy, która poszerza jednakkatalog naruszeń o działanie dotyczące korupcji, interesów finansowych Skarbu PaństwaRzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, orazkonstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostkiz organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16. Ustawa określa przy tym – w sposób oczywisty i uzasadniony – szerszy zakres przedmiotowy„naruszenia prawa” niż zakres przedmiotowy wdrażanej dyrektywy 2019/1937. Różnica pomiędzy treścią unijnej Dyrektywy a polską ustawą polega na tym, iż Dyrektywaodnosi się do naruszeń przepisów prawa Unii (poszczególne akty prawa unijnego, którychnaruszeń dotyczyć może zgłoszenie, wymienione są w załączniku do dyrektywy 2019/1937),zaś ustawa odnosi się do przepisów prawa w ogólności, wobec czego ochrona sygnalistydotyczyć będzie zgłoszenia wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym wDyrektywie (tj. wskazanym powyżej) dziedzinach prawa krajowego. Ustawowa definicjanaruszenia prawa nie będzie tym samym ograniczona do przypadków, gdy w danymobszarze prawa naruszenie jest regulowane wyłącznie określonym przepisem prawaunijnego lub implementującym go aktem prawa krajowego. Przepisy krajowe przewidują przy tym dodatkowo ograniczenie w zakresie naruszeń prawaz dziedziny zamówień publicznych – o czym w dalszej części artykułu. Należy jednak podkreślić, że Dyrektywa ustala jedynie wspólne minimalne normy ochronyosób zgłaszających naruszenia prawa Unii, wobec czego przepisy krajowe mają swoistąswobodę w poszerzaniu tej ochrony na gruncie ustawodawstwa krajowego. Czy sygnalista może zgłosić inne naruszenia? Wydaje się przy tym, że zamiarem polskiego ustawodawcy jest właśnie rozszerzenie tejminimalnej ochrony wynikającej wprost z Dyrektywy, albowiem w art. 3 ust. 1 ustawyzawarto przepis, zgodnie z którym podmiot prawny może dodatkowo w ramach proceduryzgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniachdotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lubstandardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawieprzepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. Katalog dotyczący dziedzin naruszeń, które sygnalista może zgłosić, jest zatem stosunkowoszeroki, a może zostać dodatkowo poszerzony przez konkretnego pracodawcę w danymzakładzie pracy. Kiedy ochrona sygnalistów nie będzie działać? Należy jednak podkreślić, że ustawa zawiera także negatywny katalog dotyczący ochronysygnalisty dokonującego zgłoszenia (art. 5 ustawy).Zgodnie z nim, przepisów ustawy nie stosuje się:→ do ochrony informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniuz mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwapublicznego→ do tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych→ do tajemnicy narady sędziowskiej;→ do postępowania karnego w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraztajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności Ochrona sygnalisty ma zatem miejsce, gdy naruszenie dotknie także osobiście zgłaszającego, nie będzie on jednak jedyną dotkniętą naruszeniem osobą (w przypadku naruszeń o powszechniejszym zakresie oddziaływania, na przykład dotyczących bezpieczeństwa, zdrowia lub ochrony środowiska). Podstawa prawna:
AML a sygnaliści
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako: ustawa o AML) od samego jej wejścia w życie, czyli 2018 r., nałożyła na instytucje obowiązane konieczność wprowadzenia procedur whistleblowingowych. Uchwalone przepisy o ochronie sygnalistów spowodują znaczne rozszerzenie obowiązków organizacji. Sygnaliści w ustawie o AML Wszystkie instytucje obowiązane muszą posiadać opracowane i wdrożone wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W ich ramach, zgłoszeń mogą dokonywać aktualni pracownicy oraz inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej, czyli współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. umowa zlecenie, kontrakt B2B itp.. Co istotne, nie muszą one być w żaden sposób związane z rzeczywistym wykonywaniem obowiązków z zakresu AML/CFT w danej instytucji obowiązanej. Wystarczający jest sam fakt istnienia odpowiedniej relacji, która przewiduje wykonywanie na rzecz takiej organizacji pracy, czynności lub usług. Każda instytucja obowiązana musi określić w wewnętrznej procedurze co najmniej: 1) osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;2) sposób odbierania zgłoszeń;3) sposób ochrony pracownika i współpracowników, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb;4) sposób ochrony danych osobowych pracownika lub współpracownika, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;5) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości pracownika i współpracownika lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;6) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;7) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach. Instytucja obowiązana powinna zapewnić możliwość dokonania zgłoszenia anonimowego, czyli takiego, które nie ujawnia tożsamości sygnalisty. Nie każde zgłoszenie musi mieć taki charakter, ale osoba dokonująca zgłoszenia powinna mieć możliwość wyboru chęci ujawnienia lub nieujawnienia danych i skorzystania z odpowiedniego kanału. Ustawa o ochronie sygnalistów Dnia 24 czerwca 2024 roku uchwalono ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów, która w życie wejdzie w dniu 25 września 2024 roku. Wymogi, które zostały nałożone wspomnianą ustawą na organizacje będą dotyczyć wszystkich instytucji obowiązanych, również tych najmniejszych, jak biura rachunkowe czy kantory, bez względu na liczbę zatrudnionych przez nich osób. Wobec tego należy zastanowić się nad relacją pomiędzy obowiązującą ustawą o AML a ustawą o ochronie sygnalistów. Uzasadnienie do projektu ustawy oraz motyw 20 do dyrektywy nr 2019/1937 wskazują, że intencją nowych regulacji jest uzupełnienie tych istniejących, a także zapewnienie minimalnego zakresu ochrony. Wobec tego, jedną z interpretacji, która wydaje się być również dosyć bezpieczną, jest konieczność wybrania z tych dwóch ustaw tych przepisów, które będą gwarantować większy stopień ochrony dla sygnalistów, a także które pozwolą na szerszy dostęp do procedur whistleblowingowych w organizacjach. Przykładowymi obszarami, które zapewniają dalej idącą ochronę na gruncie projektowanej ustawy są na przykład: katalog osób, które będą mogły dokonywać zgłoszeń, czy zakres ochrony sygnalisty. Poza całkiem nowymi kategoriami osób, jak np. wolontariusze, udziałowcy, stażyści, sygnalistami będą mogły być również pracownicy tymczasowi oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz osoby, które zakończyły relację z instytucją obowiązaną na etapie rekrutacji, czy których relacja już wygasła. Ochrona sygnalistów została za to doprecyzowana poprzez stworzenie definicji działań odwetowych, które będą niedopuszczalne, a także poprzez stworzenie otwartego katalogu przykładowych 21 tego typu działań lub zaniechań. Przewidziano również sankcje za naruszenie zakazu działań odwetowych i zabezpieczenie przed postanowieniami umownymi wyłączającymi możliwość dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Z kolei obszarem, któremu gwarantuje dalej idącą ochronę ustawa o AML jest konieczność zapewnienia możliwości anonimowości dokonywanego przez sygnalistę zgłoszenia z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Podsumowanie Wejście w życie nowych przepisów o ochronie sygnalistów wymusi na zdecydowanej większości instytucji obowiązanych dokonanie przeglądu istniejących procedur i dostosowanie ich do nowych realiów. Niezbędne będzie określenie tzw. luki regulacyjnej i określenie jaka część obowiązujących w organizacji procedur nie spełnia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów lub w ogóle nie jest określona. Stan prawny na dzień 18 maja 2022 r.
Compliance – to ważne! / Czy jestem sygnalistą?
Pojęcie compliance wywodzi się od angielskiego zwrotu to comply with (= zastosować się do) i z punktu widzenia nadzoru korporacyjnego odnosi się do wszelkich możliwych działań w przedsiębiorstwie, mających na celu zapewnienie przestrzegania ustaw, rozporządzeń i innych aktów normatywnych, a także innych norm postępowania. Głównym założeniem compliance jest eliminowanie przyszłych lub minimalizowanie istniejących zagrożeń, które mogą negatywnie wpłynąć na kondycję finansową firmy, a nawet zagrozić jej funkcjonowaniu. Ujawnienie złamania wewnętrznych regulaminów, nieuczciwej działalności lub praktyk biznesowych może na trwałe zaszkodzić każdej, nie tylko bankowej, organizacji, narażając ją na konsekwencje prawne, skutecznie odstraszając potencjalnych klientów czy kontrahentów. Historia compliance sięga początku XX w. Wskazuje się, że pierwsze regulacje dotyczące systemu zarządzania compliance były skutkiem powołania do życia w Stanach Zjednoczonych szeregu instytucji państwowych, których celem było zapewnienie bezpieczeństwa publicznego. Najważniejszym momentem, który zadecydował o szybkim wzroście znaczenia compliance w przedsiębiorstwach, było ustanowienie na początku lat 90. XX wieku przez amerykańską Komisję ds. wymiaru kar (ang. Sentencing Commission) Federalnych Wytycznych Wymiaru Kar, zgodnie z którymi okolicznością łagodzącą jest to, iż dany przedsiębiorca stosuje środki mające na celu przeciwdziałanie wypadkom naruszenia prawa. Obszary Compliance W ramach naszego cyklu będziemy publikowali informacje dotyczące obowiązków przedsiębiorców, nakładane przepisami prawa. Nasi prawnicy będą podejmowali tematy: Zachęcamy do obserwowania naszego cyklu. Czy jestem sygnalistą? Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie konieczne będzie sięgnięcie do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii(zwanej potocznie dyrektywą o ochronie sygnalistów) oraz do ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku – o ochronie sygnalistów. Pojęcie sygnalisty pochodzi bezpośrednio od angielskiego terminu whistleblower. Ogólnie rzecz biorąc sygnalistą jest osoba, która bez jakichkolwiek konsekwencji prawnych wskazuje i sygnalizuje wszelkie przejawy nieprawidłowości, działania nielegalne lub nieetyczne, które występują w zakładzie pracy lub w organizacji, a następnie przekazuje nieprawidłowości swoim przełożonym. Osoby pracujące dla organizacji publicznej, prywatnej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją w związku z prowadzoną działalnością zawodową niejednokrotne jako pierwsze dowiadują się o zaistniałych nieprawidłowościach tym samym odgrywają one kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń a w konsekwencji przyczyniają się do ich zapobiegania w celu ochrony dobra społecznego. Celem zgłoszenia będzie sygnalizowanie wszelkiego rodzaju niewłaściwych zachowań polegających zarówno na działaniu jak i zaniechaniu. Dyrektywa wskazuje osoby, które mogą dokonać zgłoszenia, przy czym należy pamiętać, że jest to katalog otwarty. Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą w tym: Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu. Należy mieć na uwadze, że aby uzyskać status sygnalisty – a tym samym uzyskać przysługującą mu ochronę konieczne jest spełnienie trzech warunków: Zgodnie dyrektywą, sygnalista będzie mógł zgłosić wszelkie nieprawidłowości, które dostrzeże w ramach kanału zewnętrznego, wewnętrznego oraz w ramach ujawnienia publicznego. Kanały powinny charakteryzować się poufnością, żadna z nieupoważnionych osób nie może mieć dostępu do danych sygnalistów. Kanał zgłoszeń powinien przewidywać możliwość zgłaszania naruszeń co najmniej w formie ustnej i pisemnej. Ujawnienie publiczne jest ostatecznością polegającą na zgłoszeniu sprawy przedstawicielom mediów. Pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru wszelkich zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów. Sygnalista w celu zabezpieczenia go przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia jest otoczony bezwarunkową ochroną, brak jest możliwości podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych za zgłoszenie naruszeń prawa lub zasad w organizacji. Sygnalista nie poniesie również konsekwencji z tytułu naruszenia tajemnicy firmowej lub obowiązku poufności wobec danych firmowych. Pracownik będzie mógł również zgłosić, że pracuje ,,na czarno”, za co jego pracodawca poniesie stosowne konsekwencje. To pracodawca będzie zobowiązany szczegółowo wykazać, że ewentualne działania, które można by potencjalnie uznać za odwetowe zostały podjęte z należycie uzasadnionego powodu. Niekorzystne działania uderzające w sygnalistę, noszące znamiona odwetu będą karalne, i to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że z jego strony nie były podejmowane żadne działania o charakterze dyskryminacyjnym. Sygnalista, który w związku z działaniami odwetowymi ze strony swojego pracodawcy będzie zmuszony do zmiany miejsca zatrudnienia, będzie uprawniony do dochodzenia od niego stosownego odszkodowania. Pracodawca nie będzie miał również możliwości rozwiązana umowy przed wcześniej wyznaczonym terminem zakończenia współpracy m. in. ze współpracownikami, dostawcami, wykonawcami. Do działań chroniąc sygnalistę można w szczególności zaliczyć: Analogiczne środki ochrony obejmują: Dyrektywa o ochronie sygnalistów oraz ustawa krajowa oznaczają istotne zmiany i określają precyzyjne wymogi w zakresie procedur zarówno dla organizacji prywatnych, jak i publicznych dlatego na samym początku kluczowe jest zrozumienie podstawowego pojęcia kim jest sygnalista. Nie należy zapominać o aspekcie edukacyjnym i budować w pracownikach przekonanie, że sygnalizowanie problemów nie jest w żadnym wypadku ,,donoszeniem” lecz istotnie wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Warto kształtować więc takie przekonanie u swoich pracowników i zacząć przygotowywać się do nadchodzących zmian już dziś. Podstawa prawna:
